Как выдать работнику учреждения деньги под отчет

Опубликовано: 02.09.2018

Определение, понятия "расчеты с подотчетными лицами" приведенное в пункте 212 Инструкции № 157н. От том, как выдать деньги работнику и отразить ситуацию в учете, читайте в статье.

Авансовый отчет в 1С 8.3 - образец заполнения

По материалам вебинара "Сложности и ошибки бухгалтера госучреждения в расчетах с подотчетными лицами"

Способы выдачи денег

Выдача денег под отчет - это, по сути, авансирование. Поэтом в пункте 213 Инструкции 157н говорится о дебиторской задолженности. Также в этом пункте определены 4 требования к процедуре выдачи денежных средств под отчет. Причем эти требование отличаются от аналогичных в Инструкции № 174н.

Выдача под отчет денежных средств
Пункт 213 Инструкции № 157н	Пункт 105 Инструкции № 174н
На основании заявления подотчетного лица	На основании заявления подотчетного лица
В заявление указывается назначение	В заявление указывается назначение
В заявление указывается срок	В заявление указывается срок
На основании заявления подотчетного лица руководитель дает распоряжение	Требование отсутствует

Денежные средства могут быть выданы сотруднику под отчет тремя способами:

наличными из кассы; перечислением на личную банковскую карту сотрудника (обычно для этого используются бакновские карты, применяемые для выдачи сотрудникам заработной платы); с использованием расчетной (дебетовой) банковской карты, выданной учреждению через органы казначейства.

Для каждого их этих случаев будут различные корреспонденции счетов, разные первичные документы, разный момент отражения в учете дебиторской задолженности сотрудника:

Наличными из кассы	Перечисление на личную банковскую карту сотрудника	С использованием расчетной (дебетовой) карты учреждения
Корреспонденция	С кредита счета 020134610	С кредита счета 020111610	С кредита счета 021003660
Момент начисления дебиторской задолженности подотчетного лица	В момент выдачи из кассы	В момент списания с лицевого счета учреждения	В момент списания средств с расчетной (дебетовой) карты
Первичный документ	Расходный кассовый ордер	Электронный документ в соответствии с применяемой системой электронных платежей. Печатный документ, если учетной политикой учреждения установлено оформление печатных документов по операциям списания с лицевого счета	Установленный учетной политикой учреждения первичный документ для документального оформления списания средств с расчетной (дебетовой) карты под отчет сотруднику.
Оформляется перед выдачей денежных средств под отчет	Электронный документ оформляется перед списанием средств с лицевого счета. Печатный документ оформляется в соответствии с установленным учетной политикой порядком документооборота, обычно после списания средств.	Оформляется в сроки и в порядке, установленном графиком документооборота в согласно учетной политике учреждения. Чаще всего устанавливается, после списания средств с карты или при предоставлении авансового отчета.
Подписывается руководителем	Электронный документ подписывается ЭЦП руководителя. Учетной политикой учреждения может быть установлено требование о необходимости подписи руководителя на печатном документе.	Учетной политикой учреждения может быть установлено требование о необходимости подписи руководителя на печатном документе.
Подписывается подотчетным лицом	Электронный документ подотчетным лицом не подписывается. Учетной политикой учреждения может быть установлено требование о необходимости подписи подотчетного лица на печатном документе.	Учетной политикой учреждения может быть установлено требование о необходимости подписи подотчетного лица на печатном документе.

Назначение аванса

Аванс предоставляется работнику на основании заявление. И как мы уже сказали в нем должно быть указано его назначение. Оно должно быть сформулировано таким образом, чтобы затем можно было безошибочно установить, на те цели потратил сотрудник денежные средства или не на те.

Допустим, денежные средства выдавались водителю на приобретение вышедшей из строя запасной части. Сотрудник не нашел в магазине эту запчасть, и чтобы деньги не пропадали решил купить на всякий случай на запас канистру масла. На самом деле более правильно было бы возвратить аванс, чтобы учреждение могло поискать возможность приобрести эту запчасть безналичным путем у крупного поставщика. И тут все зависит от того, насколько подробно сформулировано "назначение аванса". Если указать "назначение аванса" формально, как это часто делается: "закупка запчастей", то нет оснований наказать сотрудника за нецелевое расходование аванса. Если указать конкретное название запасной части, таких проблем не будет.

Правильно указанное "назначение аванса" принципиально важно для бухгалтера. Потому что от этого зависит, по каким кодам КОСГУ и КВР будут расходоваться средства. Даже может зависеть выбор вида финансового обеспечения (субсидия на госзадание/целевая субсидия/выручка от приносящей доход деятельности/средства ОМС), если какие-то одни виды закупок могут производиться только за счет конкретного вида финансового обеспечения. Например, в "назначении аванса" формально указано "хозрасходы".

Под такое "назначение аванса" подойдет не только весь ассортимент магазинов строительных материалов, бытовой химии, инструмента, хозтоваров, но и много видов услуг. Конечно, с переходом планирования расходов и операций с органами казначейства с классификации КОСГУ на классификацию КВР проблем с этим стало меньше. Но есть ведь еще и Отчет (ф.0503723), который формируется по КОСГУ. Допустим, 25 июня бухгалтер выдал под отчет сотруднику денежные средства "на хозрасходы" по 226 КОСГУ и отразил это в Отчете (ф.0503723) за полгода. А 10 июля сотрудник отчитался, что купил на эти средства электродрель, что предполагает 310 КОСГУ. У бухгалтера проблемы.

Сроки аванса

Нередко в учреждениях можно столкнуться с такой ошибкой: срок выдачи аванса устанавливается в учетной политике учреждения и на этом основании больше нигде и никогда в документальном виде не указывается.

Учетная политика – это внутренний закон учреждения о порядке ведения учета. Порядок ведения учета – это счета учета, корреспонденции счетов учета, первичные документы и порядок и сроки их заполнения, учетные регистры, порядок и сроки их заполнения (п.1 ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Правила распоряжения денежными средствами учреждения к учетной политике никакого отношения не имеют. Поэтому указание предельного срока аванса в учетной политике учреждения неуместно.

Но даже если срок аванса указан именно в учетной политике. Знать учетную политику должны только те сотрудники, которые отвечают за ведение учета. Остальных сотрудников учетная политика не касается. Поэтому срок аванса должен в явном виде указываться в каждом заявлении на выдачу денежных средств под отчет.

Если денежные средства выдаются сотруднику под отчет из кассы, определить дату начала исчисления срока аванса несложно.

Если денежные средства под отчет перечисляются сотруднику на личную банковскую карту, для сотрудника фактически получением средств будет дата зачисления на карту. А для учреждения – дата списания с лицевого счета. И это не обязательно один и тот же день.

Перечисление на дебетовую карту сотрудника

Обратим внимание, что в п.105 Инструкции № 174н вообще нет указания на необходимость оформлять заявление при выдаче подотчет с использованием расчётной (дебетовой) карты. Но общее требование в п.213 Инструкции № 157н есть.

В случае использования подотчетным лицом расчетной (дебетовой) карты нужно продумать порядок получения заявления от подотчетного лица. Фактически сотрудник получает в свое распоряжение деньги раньше, чем дебиторская задолженность будет отражена в учете согласно нормам п.105 Инструкции № 174н. Как только у сотрудника появилась на руках расчетная (дебетовая) карта с остатком средств, у него уже есть деньги. Но по инструкции у него еще ничего в подотчете нет. По инструкции деньги еще на счете 021003000. Для этого счета никакой аналитики не предусмотрено. Задолженность предписано отражать только тогда, когда деньги с карты списаны. Причем, не при любом списании средств. Если средства сняты с расчетной (дебетовой) карты для того, чтобы внести в кассу, то счет 020800000 не задействуется. По учету деньги продолжают находиться на счете 021003000, а фактически уже в кармане у сотрудника.

Если же средства списаны с расчетной (дебетовой) карты для покупок или произведена оплата самой картой, тогда отражается дебиторская задолженность подотчетного лица. И куда-то в эту цепочку действий надо вставить заявление подотчетного лица. Можно предложить такой вариант:

если сначала сотруднику выдают на руки расчетную (дебетовую) карту без остатка, а потом на нее зачисляют денежные средства, заявление сотрудник пишет перед перечислением средств с лицевого счета на счет карты; если карта лежит в учреждении, на нее перечисляются средства с лицевого счета, а затем карта с остатком передается сотруднику, то заявление должно быть перед тем, как сотруднику выдается на руки расчетная (дебетовая) карта с остатком.

Перечисление на расчетную (дебетовую) карту

Если используется расчетная (дебетовая) карта, со сроками все еще сложнее. Сначала деньги списываются с лицевого счета. Затем они зачисляются на расчётную (дебетовую) карту. Начало срока аванса должно было бы отсчитываться или с даты зачисления средств на счет карты, или с даты получения сотрудником на руки карты с остатком средств. Но ни одно из этих событий не затрагивает счет 020800000. Выдачу карты на руки сотруднику инструкциями вообще не предусмотрено отражать на балансовых счетах учета.

Затем сотрудник или снимает наличные с карты, или картой расплачивается. Только в этот момент дебетуется счет 020800000. Если сотрудник расплатился непосредственно картой, то деньги уже потрачены. Уже произошел кредитовый оборот счета 020800000. А мы еще только дебет начинаем в учете отражать.

Таким образом, если учреждение при расчетах с подотчетными лицами использует расчетные (дебетовые) карты, следует разработать методику определения фактического срока аванса с учетом особенностей документального оформления первичными документами и требований инструкций о порядке отражения в учете.